Documentos da UE não levam apostila: porquê e quais

Não. Se a sua certidão foi emitida pelas autoridades de outro Estado-Membro da União Europeia, ela não precisa de apostila para ser apresentada em Portugal — nem de legalização consular, nem de qualquer formalidade equivalente. Isto não é uma prática das conservatórias nem uma tolerância: é o Regulamento (UE) 2016/1191, de 6 de julho de 2016, aplicável em todos os Estados-Membros desde 16 de fevereiro de 2019.

A confusão é fácil de explicar. Quase tudo o que se lê sobre documentos estrangeiros — inclusive a nossa própria lista dos documentos do pedido de nacionalidade — descreve o circuito da apostila, porque é esse que se aplica ao Brasil, a Angola, a Cabo Verde e à esmagadora maioria dos casos que chegam a uma conservatória portuguesa. Dentro da União existe um segundo regime, mais recente e mais simples, e quem vem de França, de Espanha, do Luxemburgo ou da Alemanha está nele. Vale a pena saber em qual dos dois está antes de pagar seja o que for. Esta página faz parte do percurso língua e processo, onde tratamos o que a conservatória pede antes e depois do teste.

Que documentos entram nesta regra

O critério não é o nome do papel, é o facto que ele se destina principalmente a provar. O regulamento enumera treze, e a lista é fechada:

Repare no que fica de fora por não estar na lista: diplomas, certificados de habilitações, declarações de entidades privadas, contratos, comprovativos fiscais. Nenhum deles é abrangido, e para nenhum deles a dispensa vale — mesmo vindo de um Estado-Membro. O regulamento também não toca em documentos comerciais nem em decisões judiciais fora das matérias listadas.

A parte que não se aplica a quem vem do Brasil

Esta é a limitação decisiva para a maioria dos nossos leitores, e é preciso dizê-la sem rodeios: o regulamento não se aplica a documentos públicos emitidos pelas autoridades de um país terceiro, nem às cópias certificadas desses documentos feitas por um Estado-Membro. Uma certidão de nascimento brasileira não passa a estar dispensada de apostila por o interessado viver em Espanha, nem por a mandar autenticar num cartório português. O que a fez sair do Brasil continua a ser a Convenção da Haia de 1961 e a apostila do cartório brasileiro.

A distinção correta é quem emitiu, não quem apresenta. Um cidadão brasileiro que viveu dez anos em Portugal e cinco em França tem, no mesmo processo, papéis dos dois regimes: a certidão brasileira com apostila, e o atestado de residência francês sem nada. É comum pagar-se apostila para o segundo por analogia com o primeiro.

O formulário multilingue: o que é e onde se pede

A dispensa de apostila resolve a autenticidade. Falta a língua — e é aí que entra a segunda metade do regulamento. Para sete tipos de documento existe um formulário multilingue, um anexo padronizado que a autoridade emissora junta ao documento e que traduz as rubricas para a língua do país de destino. Quando ele acompanha o documento, a autoridade portuguesa não pode exigir tradução, desde que considere que a informação do formulário chega para analisar o documento.

Três coisas que quase ninguém sabe sobre este formulário e que evitam uma viagem perdida. Primeira: pede-se no país que emite o documento, à autoridade que o emite, e não em Portugal — a conservatória portuguesa não o pode criar por si. Segunda: os modelos publicados no Portal Europeu da Justiça destinam-se às autoridades nacionais, não são para o cidadão descarregar e preencher; um formulário preenchido em casa não vale nada. Terceira: o formulário é um auxiliar de tradução sem valor jurídico próprio — não substitui a certidão, não é um extrato de registo civil, e só pode ser usado num Estado-Membro diferente daquele que o emitiu.

Custa pouco por desenho: os Estados-Membros são obrigados a não cobrar pelo formulário mais do que o custo de o produzir ou do que custa o próprio documento, consoante o que for mais baixo. Comparado com uma tradução certificada, é quase sempre a via mais barata.

Registo criminal: a alínea que se lê a mais

A inexistência de registo criminal está na lista, mas com uma condição que muda tudo: o documento tem de ter sido emitido a um cidadão da União pelo Estado-Membro da nacionalidade desse cidadão. Um francês que peça o seu bulletin n.º 3 em França está coberto. Um brasileiro residente em França que peça o mesmo documento às autoridades francesas não está — não é nacional desse Estado-Membro, e o papel volta ao regime geral.

Vale a pena cruzar isto com uma dispensa do lado português que poupa dinheiro e que quase nunca é invocada: o Regulamento da Nacionalidade dispensa a apresentação do certificado de registo criminal do país da naturalidade e/ou da nacionalidade sempre que o interessado comprove que, depois de atingir a idade de imputabilidade penal, residiu noutro país. É uma dispensa a pedir, não automática — mas antes de encomendar certidões a três países, pergunte na conservatória.

Se o balcão pedir a apostila na mesma

Acontece, e não é má-fé: o regime da União é recente ao lado de um circuito consular com décadas, e nem todos os balcões o encontram na primeira consulta. A resposta útil não é discutir — é dar à conservatória o caminho que ela própria tem para resolver a dúvida.

Quando uma autoridade tem dúvida fundada sobre a autenticidade de um documento de outro Estado-Membro, o regulamento não a manda pedir uma apostila: manda-a consultar os modelos de documentos disponíveis no sistema europeu de informação do mercado interno (IMI) e, se a dúvida persistir, perguntar diretamente à autoridade que o emitiu ou à autoridade central desse país. O pedido é gratuito e a resposta tem prazo — regra geral cinco dias úteis, dez se passar pela autoridade central. É um canal entre administrações, não uma diligência do cidadão, e é exatamente por existir que a apostila deixou de ser necessária dentro da União.

Duas notas práticas. A dúvida tem de ser fundada e dizer respeito à autenticidade — assinatura, qualidade de quem assinou, selo, indício de falsificação — e não ao facto de o documento estar noutra língua. E se a autenticidade não for confirmada, a autoridade portuguesa não é obrigada a analisar o documento; é o único desfecho em que a falta de apostila deixa de ser irrelevante, porque aí o problema já não é a formalidade, é o documento.

O que o regulamento deliberadamente não faz

Vale a pena fechar a porta a uma leitura otimista que aparece com frequência em fóruns. O regulamento circula documentos; não impõe efeitos jurídicos. Diz-o expressamente: não se aplica ao reconhecimento, por um Estado-Membro, dos efeitos jurídicos associados ao conteúdo de um documento público emitido noutro.

Traduzido para o balcão: um certificado de parceria registada emitido em França chega a Portugal sem apostila e, se vier com formulário multilingue, sem tradução — mas é a lei portuguesa que decide o que essa parceria vale cá, e a resposta pode ser diferente da francesa. O mesmo vale para um atestado de residência: circula sem formalidades, e depois é a conservatória que avalia se aquilo prova residência legal nos termos exigidos pela lei da nacionalidade. Ter o papel a circular sem entraves e ter o papel aceite como prova são duas perguntas diferentes, e só a primeira tem uma resposta europeia.

Cópias certificadas: uma formalidade a menos

Há ainda uma simplificação pequena e útil. Se a conservatória exigir o original de um documento emitido noutro Estado-Membro, não pode exigir além disso a cópia certificada desse original. E se admitir cópias certificadas, tem de aceitar a cópia certificada emitida no outro Estado-Membro — não pode obrigar a refazê-la em Portugal. São dois pedidos frequentes ao balcão que o regulamento simplesmente não permite.

E se o documento vier de fora da União?

Volta-se ao circuito clássico, e ele está escrito no artigo 440.º do Código de Processo Civil — a norma que o Regulamento da Nacionalidade manda aplicar às certidões estrangeiras. Esse artigo abre precisamente com uma ressalva: aplica-se «sem prejuízo do que se encontra estabelecido em regulamentos europeus e em outros instrumentos internacionais». É essa frase que abre a porta ao regime da UE, e também à Convenção da Haia.

Na prática, três cenários e três respostas. Documento de um Estado-Membro: nada a fazer, e formulário multilingue se houver. Documento de um país que aderiu à Convenção da Haia — Brasil, Reino Unido, Estados Unidos, entre muitos outros: apostila emitida nesse país. Documento de um país fora de ambos: legalização consular, com a assinatura do funcionário estrangeiro reconhecida por agente diplomático ou consular português. Em Portugal, a apostila é emitida e verificada pela Procuradoria-Geral da República.

E, mesmo dentro da União, uma nota de bom senso: o regulamento não impede ninguém de pedir uma apostila, se por alguma razão a quiser. Só deixou de ser necessária — e quem a emite deve informar disso mesmo.

O passo seguinte

Se está a montar o processo, a ordem que poupa mais tempo é esta: primeiro saber que documentos a lei pede, depois saber de que país vem cada um, e só no fim decidir o que apostilar e o que traduzir. A lista dos documentos e o que cada um custa cobre a primeira parte; esta página cobre a segunda.

E se o seu processo já vai a caminho do teste de conhecimentos, comece pelo simulador gratuito — dá-lhe em dez minutos uma ideia do que ainda falta estudar.